Podsystem ELUD służy do ewidencjonowania danych o mieszkańcach Gminy. Moduł podzielony jest na pięć kartotek, w których osoby pogrupowane są według rodzaju zameldowania w gminie. Aplikacja wykorzystywana jest do obsługi zameldowań i wymeldowań mieszkańców gminy, wydawania mieszkańcom potrzebnych zaświadczeń dotyczących zameldowania i informowania innych organów o zmianach meldunkowych mieszkańców gminy.

Podsystem ELUD (OTAGO-EL) posiada homologację RCI PESEL.

System Ewidencja ludności został podzielony na dwa rejestry: rejestr mieszkańców oraz rejestr cudzoziemców.

Dane przedstawione w kartotece dla ułatwienia posiadają wyróżnienie kolorystycznie oraz znakowe. Wyróżnienie znakowe posiadają osoby m.in, pozbawiony praw wyborczych, ubezwłasnowolnione, wpisane do rejestru wyb. w innej gminie, z postępowaniem meldunkowym, ze zgłoszoną emigracją czasową, zameldowaniem czasowym poza gminą.

Wyróżnienie kolorystyczne w kartotece dla osoby posiadającej wprowadzoną do systemu informację o: notatce, utraconym dowodzie osobisty, zam. czasowym poza gminą, nieważnym dokumencie, ubezwłasnowolnieniu, zgłoszeniu osoby poszukiwanej przez przez policję.

Rejestr mieszkańców:

Rejestr mieszkańców służy do wyświetlenia danych o mieszkańcach oraz wydruku różnego rodzaju zaświadczeń. Dane zasilane są z ewidencji PESEL i programu Źródło. Wyszukiwanie osób może odbyć się na podstawie kryteriów:

·         nr PESEL,

·         nazwisko, imiona,

·         dane adresowe.

Rejestr ze względu na obowiązujące na dzień dzisiejszy prawo pozwala na rejestrację informacji na temat: statusu wyborczego, statusu osoby poszukiwanej, toczącego się postępowania meldunkowego.

Współpraca z państwowym rejestrem PESEL i aplikacją Źródło

Specjalny moduł umożliwia zaczytanie danych zgromadzonych w rejestrze PESEL oraz ich późniejszą aktualizację. Zmiany danych osobowy są wyróżniane w kartotece oraz możliwe jest wygenerowanie zestawienia. Osoby te uwzględniane są następnie w tworzonych spisach wyborczych, kwalifikacji wojskowej.

W rejestrze można wygenerować następujące wydruki:

• wykaz mieszkańców z kartoteki mieszkańców,
• wezwanie do stawienia się,
• wezwanie ws. wymiany dowodu os.,
• zaświadczenie o zameldowaniu/wymeldowaniu
• zaświadczenie o utracie dokumentu,
• zaświadczenie o bieżących/poprzednich adresach,
• potwierdzenie zgłoszenia emigracji,

• zgłoszenie zmiany osobowych,
• o zmianie danych wyborcy,
• otrzymaniu informacji o utracie praw wyborczych,
• zawiadomieniu o ponownym wpisaniu do rejestru wyborców.

Rejestr został podzielony na 4 kartoteki ze względu na rodzaj zameldowania.

Stali mieszkańcy - Mieszkańcy posiadający aktualne zameldowanie stałe na terenie gminy.

Czasowi mieszkańcy - Mieszkańcy posiadający aktualne zameldowanie czasowe na terenie gminy.

Niepotwierdzeni mieszkańcy - Mieszkańcy, którzy zostali wymeldowani z gminy, ale nie otrzymano do tej pory potwierdzenia o zameldowaniu osoby w innej gminie.

Byli mieszkańcy - Mieszkańcy, którzy zostali wymeldowani dla których znane jest miejsce obecnego zameldowania.

Rejestr cudzoziemców:

Rejestr cudzoziemców umożliwia wprowadzenie nowej osoby albo aktualizację danych osoby. Wszelkie ruchy meldunkowe są zapisywane w systemie wraz z możliwością wygenerowania zaświadczeń/dokumentów na tę okoliczność.

Wyszukiwanie osób może odbyć się na podstawie kryteriów:

·         nr PESEL,

·         nazwisko, imiona,

·         dane adresowe.

Zakres danych rejestrowanych w systemie jest zgodny z obowiązującymi przepisami.

Moduł został podzielony na 5 kartotek w podziale na rodzaj zameldowania podobnie jak przy rejestrze mieszkańców.

Zbiorcze zestawienie mieszkańców

Dla ułatwienia wyszukiwania osób udostępniono funkcję wyszukiwania danych pochodzących ze wszystkich kartotek systemu ELUD. Dodatkowo po odnalezieniu osoby jest możliwość przejścia do odpowiedniego rejestru, a następnie kartoteki.

Kryteria po których można wyszukać osobę:

·         nr PESEL, adresy, nazwiska, imiona, danych urodzenia, danych zgonu, posiadanych dokumentów, pochodzenia danych – zaktualizowane ze źródła.

Rejestracja zapytań o dane osobowe

System ELUD posiada rozbudowany moduł obsługi zapytań o dane osobowe. Możliwe jest przeprowadzenie obsługi udostępniania takich danych tzn. zarejestrowanie zapytania o dane, wygenerowania danych z uwzględnieniem zakresu danych, wyświetlenia osób o które pytano.

Wydruki zbiorcze

Wydruki zbiorcze oraz statystyki generowane z systemu: ilość cudzoziemców zameldowanych
w gminie, spis budynków zamieszkanych, zliczanie liczby lokali na danej ulicy, osób zameldowanych pod wybranym adresem. Funkcja zbiorczego zestawienia pozwala na wpisanie dowolnych kryteriów i wygenerowanie listy osób spełniających te kryteria.

System OTAGO - z danych rejestrowanych w tym podsystemie korzystają wszystkie pozostałe aplikacje.