System KSOD zbudowany został jako aplikacja przeglądarkowa w technologii ADF. Nowa technologia zapewnia większą elastyczność i otwartość aplikacji na ewentualne zmiany bądź integrację z zewnętrznymi systemami przeglądarkowymi. KSOD stanowi alternatywę dla systemu RISS. Wspomaga nadzorowanie przepływu pism i spraw prowadzonych w urzędzie. Wszystkie stanowiska w urzędzie podłączone do tego podsystemu mają możliwość przesyłania pomiędzy sobą wszelkich informacji, pism i spraw bez udziału papieru i straty czasu potrzebnego na dostarczenie dokumentów. Elektroniczny przekaz danych poza skróceniem czasu na załatwienie sprawy zapewnia również możliwość sprawdzenia, kto w danej chwili zajmuje się daną sprawą, na jakim etapie realizacji znajduje się sprawa i jaka jest jej historia (tzn. przez kogo i kiedy została przyjęta, przez jakie stanowiska przechodziła itp.).

Ogólne cechy systemu

- Nowoczesny i wygodny interfejs użytkownika
- Personalizacja wyglądu
- Dostęp przez przeglądarkę internetową - z dowolnego miejsca, bez potrzeby instalacji dodatkowego oprogramowania

Funkcjonalność

1. Kartoteki pism i spraw
   • Wyszukiwanie po dowolnej kolumnie
   • Podział na foldery - definiowane przez użytkownika
   • Oznaczanie priorytetu
   • Szybki podgląd wybranych szczegółów pisma lub sprawy
   • Eksport kartoteki do arkusza kalkulacyjnego
   • Rejestracja pisma i sprawy
   • Automatyczne przenoszeniem petentów między sprawą i pismami
   • Operacje przekazania, wydania, zatwierdzenie (w tym wieloetapowe)
   • Obsługa dokumentów i załączników
   • Przygotowywanie dokumentów na podstawie definiowalnych szablonów
   • Numeracja spraw zgodna z JRWA
2. Kartoteka przesyłek
   • Rejestracja przesyłek na podstawie sprawy z możliwością wyboru pism i petentów
   • Automatyczne obliczanie opłat na podstawie zdefiniowanych typów przesyłek
   • Grupowe wydruki (np. kopert) na podstawie definiowalnych szablonów możliwość umieszczenia kodów kreskowych
     
   • Zmiana i kontrola stanów przesyłek
3. Obsługa zgłoszeń elektronicznych
   • Możliwość rejestracji pism na podstawie zgłoszeń e-mail
   • Możliwość rejestracji pism na podstawie zgłoszeń w formacie e-paczki z plikami xml - możliwość integracji z dowolnym zewnętrznym system zgłoszeń elektronicznych
   • Podgląd i wydruki zgłoszeń
   • Przekazywanie danych ze zgłoszenia do innych podsystemów z automatycznym pobieraniem danych z formularzy xml
     
   • Sporządzenie i wysłanie odpowiedzi w formie e-paczki
4. Obsługa tworzenie i rozsyłania wewnętrznych aktów prawnych
5. Obsługa kalendarza - terminarza użytkownika
   • Definiowanie wielu kalendarzy, z różnymi kolorami prezentacji
   • Zaawansowany podgląd wydarzeń - dzienny, tygodniowy, miesięczny
   • 
   • Udostępnianie kalendarzy na podstawie uprawnień
6. Obsługa skanowania dokumentów
   • Szybkie skanowanie bez wyświetlania dodatkowych okien - wystarczy jednorazowa konfiguracja parametrów skanera
   • Wsparcie dla skanerów z automatycznymi podajnikami
     
   • Możliwość integracji z oprogramowaniem do rozpoznawania tekstu (OCR)
   • Podgląd skanowanego dokumentu
   • Obsługa czytników kodów kreskowych
   • Możliwość podłączenia skanu do pisma jako załącznik lub dokument
7. Zaawansowany system uprawnień z obsługą zastępstw
8. System raportów
   • Wydruki związane z obiegiem pism i spraw w urzędzie, m.in. otrzymane pisma, wystawione decyzje, wykazy, statystyki, pocztowa książka nadawcza
   • Możliwość ustawiania parametrów wydruków
   • Wydruki do formatów pdf, rtf, odt
9. Zaawansowane słowniki konfiguracyjne
   • Kartoteki osób na podstawie danych z podsystemu KOS
   • Obsługa list adresowych
   • Obsługa szablonów pism i przesyłek
   • Konfiguracja numeracji

Integracja ze wszystkimi podsystemami w zakresie wymiany dokumentów według indywidualnych potrzeb klienta

Automatyczne odczytywanie i udostępnianie danych z dowolnych systemów obsługujących standard XML (np. SEKAP)