Moduł Referencji REF365 zbudowany jest z trzech głównych elementów funkcjonalnych: Umocowania,
Zgody, Powiązania. Dodatkowo dołączony jest czwarty element Słownik służący do zarządzania
wartościami słownikowymi.
Należy zaznaczyć, że wykorzystanie podsystemu REF365 uzależniony jest od tego czy dany podsystem Otago korzysta z wysyłki pism za pomocą systemu MKO Korespondencja.

Moduł REF365 z założenia wywoływany może być z poziomu podsystemów dziedzinowych w celu realizacji powyższych założeń zarówno z zakresu umocowania, powiązań jak i rejestracji zgód.

Umocowania: moduł służący do obsługi umocowań związanych z:
· Pełnomocnictwami
· Przedstawicielstwami ustawowymi
· Syndykiem
· Zarządcą
i dedykowanym rozwiązaniom umożliwiającym ewidencję w/w danych w kontekście, określonej przez
użytkownika, osoby-mocodawcy.
Źródłem danych o osobie, ale i poszczególnych wykorzystywanych atrybutach jest podsystem KOS
(Kartoteka Osób i Słowników).

Zgody: moduł umożliwiający zarządzanie wykorzystywania danych kontaktowych osoby związanych z adresami korespondencyjnymi, korespondencją (adresy skrzynek ePUAP, konta na ePortalu, Adresy e-Doręczeń, deklaracje odbiorów osobistych korespondencji w urzędzie), kontaktami, powiadomieniami.
Umożliwia ewidencję w/w danych w kontekście określonej przez użytkownika osoby.
Źródłem danych o osobie, ale i poszczególnych wykorzystywanych atrybutach jest podsystem KOS
(Kartoteka Osób i Słowników).

Powiązania: moduł służący do obsługi funkcjonalności porządkującą obsługę danych kontaktowych osoby
związanych z:
· Organami prowadzącymi
· Rodzice/Opiekunowie
· Dzieci/Podopieczni
· Małżonkowie
· Poprzednicy/Następcy prawni
· Podmioty majątkowe:

• Właściciele
• Współwłaściciele
• Wspólnicy