Internetowe Biuro Obsługi Klienta to aplikacja, która pozwala firmom na uruchomienie internetowego kanału komunikacji, co usprawnia proces obsługi klientów.

Internetowe Biuro Obsługi Klienta umożliwia dostęp do danych z dowolnego miejsca i o dowolnej porze – portal internetowy działa przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Aplikacja e-BOK oferuje dwukierunkową komunikację pomiędzy odbiorcą a przedsiębiorstwem. Udostępnia informacje o fakturach i płatnościach, umowach, punktach odbioru i odczytach, sprawach i wnioskach złożonych przez klienta oraz wiele innych. Odbiorca, poza dostępem do danych, może składać wnioski lub podawać odczyty. Za pośrednictwem aplikacji operatorzy mogą też wysyłać wiadomości do wybranych klientów lub całych grup.

Sprawy i wnioski
Dzięki aplikacji e-BOK klienci mają możliwość sprawdzenia na jakim etapie obsługi znajdują się zgłoszone przez nich wnioski. Bez konieczności bezpośredniego kontaktu z osobami obsługującymi zgłoszenia mogą oni:
- Przeglądać rejestr wniosków i prowadzonych względem nich (wybranych) spraw
- Uzyskać informacje o postępie konkretnej sprawy i realizacji wniosku
- Przeglądać dokumenty związane ze wnioskiem

Poza podglądem danych klienci mają możliwość podawania informacji o odczytach oraz składania innych wniosków. Do wniosków dołączane mogą być dodatkowe pliki załączników, np. dokumenty PDF.
Na podstawie złożonych wniosków automatycznie zakładane są odpowiednie sprawy i dokumenty w systemie obiegu dokumentów Kom-Bok. Wnioski mogą być od razu skierowane do odpowiedniej komórki i osoby obsługującej a sprawom może zostać nadany bieg.

Faktury i płatności
W zakresie faktur i płatności aplikacja e-BOK oferuje możliwość:
- Przeglądania wykazów faktur i płatności, sprawdzania stanu płatności
- Dostępu do treści faktury (wraz z załącznikiem) w formacie PDF oraz wydrukowania faktury
- Dokonywania płatności za faktury poprzez płatności internetowe
Internetowe Biuro Obsługi Klienta wspomaga również proces obsługi faktur elektronicznych. Przy pomocy portalu e-BOK mogą być udostępniane faktury elektroniczne oraz pliki podpisów do nich.

Umowy i dane rozliczeniowe
Portal e-BOK umożliwia dostęp do szerokiego zakresu informacji związanych z umowami i rozliczeniami:
- Dostęp i możliwość weryfikacji przez klienta danych teleadresowych
- Dostęp do rejestru umów i aneksów
- Dostęp do treści umów, aneksów, załączników wraz z możliwością wydruku
- Dostęp do rejestru obiektów na umowie
- Szczegółowe informacje o wielkościach związanych z obiektami, np. o mocach zamówionych, ryczałtach
- Dostęp do wykazu liczników zainstalowanych na obiekcie
- Dostęp do rejestru odczytów

Podmioty powiązane
Aplikacja e-BOK ułatwia dostęp do danych dla klientów wielooddziałowych lub klientów zarządzających innymi podmiotami, np. wspólnotami mieszkaniowymi. Po zarejestrowaniu odpowiednich powiązań portal umożliwia klientowi uzyskanie informacji o wszystkich powiązanych z nim podmiotach i ich danych. Przełączając się na przykład na wybraną wspólnotę mieszkaniową, jej zarządca może sprawdzić stan faktur i płatności, złożyć w imieniu wspólnoty wniosek, itp.

Wiadomości
Internetowe Biuro Obsługi Klienta umożliwia również na wysyłanie wiadomości do wybranych klientów, jak również do całych grup klientów. Pozwala to, na przykład, na prowadzenie w sposób bezkosztowy kampanii informacyjnych lub marketingowych, bądź też informowanie klientów o wybranych sprawach.

Administracja
System e-BOK może być dostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa. Zarówno strona wizualna może zostać przygotowana pod kątem standardów przedsiębiorstwa, jak również administrator ma wpływ na zakres prezentowanych danych i sposób ich obsługi poprzez:
- Możliwość konfiguracji kategorii wniosków, jakie klient może składać za pośrednictwem Internetu
- Definiowanie sposobu obsługi w systemie Kom-Bok składanych wniosków
- Definiowanie zakresu spraw i dokumentów prezentowanych klientom

Bezpieczeństwo i architektura
Aplikacja e-BOK pozwala w sposób prosty i bezpieczny dla przedsiębiorstwa na udostępnienie nowego kanału komunikacji. Aplikacja składa się z dwóch części:
- operatorskiej – wbudowanej w moduły działające w przedsiębiorstwie: Kom-Medię, Kom-Bok – dostępnej dla pracowników przedsiębiorstwa
- portalu internetowego – dostępnego dla klientów.

Dla zabezpieczenia danych portal internetowy instalowany jest na wydzielonym serwerze, innym niż serwer dla aplikacji produkcyjnych. Za wymianę danych odpowiadają specjalnie dostosowane mechanizmy replikacyjne, które zapewniają synchronizację danych z zadaną częstotliwością. Jednocześnie zabezpieczają one przed bezpośrednim dostęp klientów do baz danych w przedsiębiorstwie.

Ponadto bezpieczeństwo działania aplikacji e-BOK i jej użytkowników zapewniają:
- Dostęp do danych po łączu szyfrowanym
- Zarządzanie autoryzacją klientów i kilkustopniowy proces autoryzacji
- Zabezpieczenia informatyczne potwierdzone audytami bezpieczeństwa

Dostęp do portalu e-BOK nie wymaga instalowania przez klientów specjalnego oprogramowania. Odpowiednią obsługę zapewniają standardowe przeglądarki internetowe.

Korzyści dla klientów przedsiębiorstwa
- Brak konieczności kontaktowania się bezpośrednio z osobami odpowiedzialnych za daną sprawę
- Łatwy i darmowy dostęp
- Dostęp do danych 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu
- Dostęp do szerokiego zakresu danych – związanych z umowami, obiektami, fakturami i płatnościami
- Możliwość podawania odczytów, składania wniosków i sprawdzania stanu ich realizacji
- Możliwość dokonywania płatności za faktury

Aplikacja e-BOK standardowo zintegrowana jest z innymi systemami służącymi do obsługi klienta:
- systemem billingowym Kom-Media – w zakresie kartoteki podmiotów; kartotek umów i aneksów wraz z treściami dokumentów; kartoteki obiektów z wielkościami, np. mocami zamówionymi; kartotek liczników i odczytów; faktur wraz z treściami; obsługi faktur elektronicznych i płatności za faktury
- systemem obiegu dokumentów Kom-Bok – w zakresie obsługi spraw oraz dokumentów wraz z treściami dokumentów
- systemem finansowo-księgowym (Microsoft Dynamics AX, Impuls BPSC) – w zakresie płatności i informacji o zaległościach